Googleカレンダーで予定が更新されたらBoxのファイル名を更新する

■概要

Googleカレンダーの予定が変更される度に、関連するBox上のファイル名を手作業で更新していませんか？
こうした作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローでは、Googleカレンダーで予定が更新された際に、AIが予定情報から必要なデータを抽出して、Boxのファイル名を自動で変更します。
ファイル管理に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。‍

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとBoxを連携させ、ファイル管理を効率化したいと考えている方
• 予定の変更に伴うファイル名の更新作業で、漏れやミスを防ぎたいプロジェクト管理者の方
• 手作業による定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーの予定更新をきっかけにBoxのファイル名が自動で変更されるため、更新にかかる時間を短縮できます。
• ファイル名の変更ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、予定の情報からファイル名に必要なデータを抽出します。
4. 同じくオペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、名称変更の対象となるファイルを取得します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、AIで抽出したデータを用いてファイル名を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の監視対象としたいカレンダーを指定してください。
• AI機能でのテキスト抽出では、取得した予定情報からどの項目を抽出するかを指定してください。
  また、抽出を指示するプロンプトも任意で設定できます。
• Boxのファイル名変更アクションでは、抽出したデータなどを活用し、日付や予定名を含む動的なファイル名を設定できます。

■注意事項

• Box、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。