フォームで回答が送信されたら、Google Meetで会議スペースを作成し、通知する

■概要

商談や採用面接の日程調整後、手動でWeb会議のURLを発行し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、対応漏れや共有ミスが許されない重要な業務でありながら、定型的なため担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でGoogle Meetの会議スペースが作成されSlackに通知されるため、こうした日程調整業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームを利用した商談や採用面接の日程調整業務を効率化したいと考えている方
• Google Meetでの会議設定から関係者へのURL共有までを手作業で行っている方
• 手作業による会議URLの共有漏れや、通知ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答後の会議URL発行から通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による会議URLの発行漏れや通知ミスといった、ビジネス機会の損失に繋がりかねないヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてYoomの「フォームトリガー」を設定し、フローを起動させるためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定し、会議URLを発行します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、発行された会議URLを任意のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームトリガーでは、商談や面接などの用途に合わせて質問項目を自由に追加・修正することが可能です。
• Google Meetのアクションでは会議スペースが作成されURLが発行されますが、Googleカレンダーと連携させたい場合は、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを使用してください。
• Slackにメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルや、フォームで受け取った情報を含めたメッセージ内容などを任意に設定できます。

■注意事項

• Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。