Boxにファイルがアップロードされたら、メールを送る

■概要

Boxに特定のファイルがアップロードされた際、都度内容を確認して関係者にメールで連絡するのは手間ではありませんか。手作業での通知は、対応の遅れや連絡漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、設定した内容のメールを自動で送信できます。これにより、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでのファイル共有が多く、関係者への手動でのメール通知に手間を感じている方
• ファイルのアップロードを迅速に関係者に共有し、業務の連携を円滑にしたい方
• 重要なファイルの共有漏れや遅延といったヒューマンエラーの発生を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードをきっかけに自動でメールが送信されるため、これまで手作業での確認や通知に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報の共有を確実に行うことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、通知の起点となるフォルダを指定します。
3. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、件名や本文、宛先などを指定して通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、通知の対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。全部署共有フォルダや特定のプロジェクトフォルダなど、用途に合わせて設定してください。
• また、PDFやWord、Excelといった特定のファイルタイプがアップロードされた場合のみ、ワークフローが起動するように設定することもできます。
• 送信するメールの宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文は自由に編集できます。アップロードされたファイル名やフォルダ名といった情報を件名や本文に含めることも可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。