Microsoft SharePointに追加されたファイルをOCRで読み取り、XeroでContactsを作成する

■概要

Microsoft SharePointに名刺や申込書などのファイルが追加されるたびに、その内容を確認してXeroに手入力で取引先情報を登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル追加をきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、Xeroに取引先として登録するまでの一連の業務を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存したファイル情報をXeroへ手入力している経理・営業担当者の方
• 名刺や申込書などの紙書類のデータ化と、会計システムへの登録作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な取引先情報管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルがMicrosoft SharePointに追加されると、OCRによる読み取りからXeroへの登録までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、特定のフォルダにファイルが追加されたことを検知するアクションを設定します。
3. オペレーションでMicrosoft SharePointのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイルから取引先名や連絡先などの情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでXeroのアクションを設定し、抽出した情報をもとに取引先（Contacts）を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、対象としたいサイトIDとフォルダIDを任意で設定してください。
• Microsoft SharePointのオペレーション設定では、ファイルが格納されているサイトID、ドライブID、アイテムIDをそれぞれ設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、住所、連絡先など）を自由に指定できます。
• Xeroのオペレーション設定では、接続先となるアカウントのTenant IDを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft SharePointとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。