■概要
Microsoft Teamsで共有された新しいメンバーの情報を、SmartHRへ手作業で登録する際に、手間や入力ミスが発生していませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容から情報を抽出し、SmartHRへ自動で従業員情報を登録します。これにより、手作業での二重入力の手間を省き、人事労務に関する業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSmartHRを利用し、従業員情報の登録を手作業で行っている方
- 人事関連の定型業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指す人事労務担当者の方
- SaaS間の連携による業務効率化や、DX推進の具体的な方法を探している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿だけでSmartHRに従業員情報が自動登録されるため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿のみを対象とするように条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで投稿本文から氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、AIが抽出したデータをもとに従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定できます。
- AI機能のアクションでは、Microsoft Teamsの投稿本文から抽出したいデータ項目（例：氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- SmartHRに従業員情報を登録するアクションでは、対象となる事業所IDを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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