■概要
Google スプレッドシートの情報から書類を作成して格納する作業は、件数が増えると大きな手間になりませんか。
手作業による転記ミスも発生しますし、ファイルの管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに追加された情報から複数書類を作成して結合、Google Driveに格納するまでの流れを自動で実行できます。
書類管理を自動化し、定例業務を効率化しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートの情報を基にした書類作成を手作業で行っている方
- 複数のPDFファイルを手動で結合し、Google Driveへ格納しているご担当者様
- 定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへのデータ追加だけで書類作成から格納までが完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの結合漏れ、格納忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、それぞれ異なる書類を作成します。
- オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」を選択し、作成した2つのPDFファイルを結合します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。
- 書類を発行するアクションでは、事前に用意した任意の書類テンプレートを使用でき、その変数部分にスプレッドシートから取得した値を埋め込みます。
- PDFファイルを結合するアクションでは、フロー内で作成したファイルの中から、どのファイルを結合対象にするかを選択できます。
- Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダやファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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