Google スプレッドシートに行が追加されたら複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する

■概要

Google スプレッドシートの情報から書類を作成して格納する作業は、件数が増えると大きな手間になりませんか。
手作業による転記ミスも発生しますし、ファイルの管理も煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに追加された情報から複数書類を作成して結合、Google Driveに格納するまでの流れを自動で実行できます。
書類管理を自動化し、定例業務を効率化しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報を基にした書類作成を手作業で行っている方
• 複数のPDFファイルを手動で結合し、Google Driveへ格納しているご担当者様
• 定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• スプレッドシートへのデータ追加だけで書類作成から格納までが完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスやファイルの結合漏れ、格納忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、それぞれ異なる書類を作成します。
4. オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」を選択し、作成した2つのPDFファイルを結合します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたいスプレッドシートやシートを任意で指定してください。
• 書類を発行するアクションでは、事前に用意した任意の書類テンプレートを使用でき、その変数部分にスプレッドシートから取得した値を埋め込みます。
• PDFファイルを結合するアクションでは、フロー内で作成したファイルの中から、どのファイルを結合対象にするかを選択できます。
• Google Driveにファイルをアップロードする際は、格納先のフォルダやファイル名を自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。