■概要
Slackで受け取った依頼を元に、複数の書類を作成してGoogle Driveに格納する作業は、定型的でありながらも手間がかかるのではないでしょうか。特に書類の結合や手作業でのアップロードは、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、AIが内容を解析してGoogle スプレッドシートから書類を自動で作成・結合し、Google Driveへ格納までを一気通貫で自動化することで、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackの依頼に基づき、Google スプレッドシートで複数書類を作成している方
- 作成したファイルを都度手作業で結合し、Google Driveへ格納している方
- 書類作成や管理業務を自動化し、ミスの削減と効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿を起点に書類作成から結合、格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやファイルの結合漏れ、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Slack、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Slackの投稿内容から書類作成に必要なデータを抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、抽出したデータを用いて1つ目の書類を作成します。
- さらに、同様にGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで2つ目の書類を作成します。
- 次に、オペレーションで変換機能の「PDFファイルを結合」を設定し、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の際は、お使いのSlack、Google スプレッドシート、Google DriveのアカウントをそれぞれYoomと連携してください。
- Slackのトリガー設定では、投稿を監視する対象のチャンネルを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、書類の元となるテンプレートファイルを任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダを任意で設定してください。
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