■概要
日程調整のメールを受け取るたびに、Googleカレンダーへの登録やZoomのURL発行を手作業で行っていませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが内容を解析してGoogleカレンダーへの予定登録とZoomミーティングの作成までを自動で完結させ、日程調整業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの日程調整が多く、カレンダー登録やURL発行に手間を感じている方
- 営業や採用担当など、社外の方とのオンラインでの打ち合わせを頻繁に行う方
- 手作業による予定の登録ミスや、ZoomのURL発行漏れを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの内容を確認し、カレンダーとZoomを個別に操作する一連の作業が自動化されるため、日程調整にかかる時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、日付や時間の入力間違い、参加者の設定漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、「メールが届いたら」アクションを設定して、自動化の起点としたいメールの条件を指定します。
- 次に、オペレーションでAIの「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から予定の日時や件名、参加者などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AIが抽出したデータをもとにカレンダーへ予定を登録します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、オンラインミーティングのURLを自動で発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIの「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会議名、日時、参加者など）を任意で設定できます。
- 抽出する際の条件やAIへの指示（プロンプト）も自由にカスタムできるため、受信するメールのフォーマットに合わせて柔軟に設定を調整することが可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
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