■概要
Google DriveにアップロードされたMicrosoft Excelファイルを手動でPDFに変換して所定のフォルダへ格納する作業は、繰り返し発生するため手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定のフォルダにMicrosoft Excelファイルが追加されるだけで、PDFへの自動変換と指定フォルダへの格納が完了し、ファイル管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した書類をPDF化してGoogle Driveで管理している方
- 手作業でのファイル変換や格納作業に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- ファイル管理のフローを統一して、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ExcelファイルをアップロードするだけでPDF変換と格納が自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちな変換形式の間違いや、格納先フォルダの指定ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、Excelファイルが格納されるフォルダを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルがMicrosoft Excel形式の場合のみ、後続の処理に進むように条件を指定します。
- 次に、Google Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定します。
- 続いて、Google Driveの「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで、ファイル形式にPDFを指定してダウンロードします。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを任意のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、処理対象をMicrosoft Excelファイルのみに絞るため、ファイル名の拡張子などで条件を任意に指定してください。
- Google Driveのトリガーでは、ワークフローを起動するきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Googleスプレッドシートをダウンロードするオペレーションでは、対象のファイルIDと、ファイルタイプで「PDF」を任意で指定してください。
- 最後にファイルをアップロードするオペレーションでは、格納先のフォルダIDや、保存する際のファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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