Gmailでメールを受信したら、Google スプレッドシートで既存のシートにコピーしたタブを追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Gmailで特定のメールを受信した際、その内容を確認してGoogle スプレッドシートに手作業で転記したり、管理用のシートを毎回作成したりする業務に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google DriveにあるテンプレートをもとにGoogle スプレッドシートのシートを自動でコピー・作成する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する定型メールの内容を、Google スプレッドシートで手動管理している方
メールの内容をAIで自動的に抽出し、シート作成までを効率化したいと考えている方
手作業での情報転記による入力ミスや、シートの作成漏れといったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailのメール受信からGoogle スプレッドシートのシート作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を削減できます。
AIによるデータ抽出とシステムによる自動処理によって、手作業での転記ミスやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するように設定します。
さらに、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）」を設定し、コピー元となるテンプレートファイルを検索します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」を設定し、検索したテンプレートをもとに新しいシートを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのトリガー設定「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」では、自動化の対象としたいメールを判別するため、件名や本文に含まれる任意のキーワードを設定してください。

■注意事項

Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。