Gmailでメールを受信したら、Google スプレッドシートで既存のシートにコピーしたタブを追加する

■概要

Gmailで受信した特定メールの内容を、Google スプレッドシートの既存シートに手作業でコピーして新しいタブを追加するのは、手間がかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIがメール本文から必要な情報を抽出し、Google スプレッドシートの指定したファイルに新しいタブとして自動で追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する注文情報や問い合わせ等をGoogle スプレッドシートで管理している方
• 手作業でのデータ転記やタブのコピー作業に多くの時間を費やしている担当者の方
• メールからの情報集約とリスト化を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信した際に、内容の抽出からGoogle スプレッドシートへのタブ追加までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 自動処理により、メールの見落としやデータの転記ミス、コピー作業の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から必要な情報を抽出します。
4. その後、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）」アクションを設定し、対象のGoogle スプレッドシートファイルを検索します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「シート（タブ）をコピーする」アクションを設定し、検索したファイル内に新しいタブとしてシートをコピーします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するメールの条件となるキーワードや、フローの起動間隔を任意で設定してください。
• AI機能のデータ抽出設定では、抽出したい情報に合わせて変換タイプを選択し、固定値やYoomのアウトプット機能を利用して抽出対象や抽出項目を柔軟にカスタムしてください。
• Google Driveのファイル検索設定では、対象のGoogle スプレッドシートが格納されているフォルダIDを選択し、必要に応じてファイル名をYoomのアウトプット機能で動的に指定することも可能です。
• Google スプレッドシートのシートコピー設定では、コピー元となるシートIDを指定したり、コピー先となるファイルIDをYoomのアウトプット機能を使用して動的に指定するなど、環境に合わせて設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。