メールを受信したら、Microsoft Excelに連絡先を追加して、Google スプレッドシートにもアップロードする

■概要

メールで受信した連絡先情報を、手作業でMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、AIが自動で必要な情報を抽出し、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの両方に連絡先として追加するため、これらの定型的な業務の手間を減らし、データの正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受け取った連絡先情報を手作業で複数の表計算ソフトに登録している方
• Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートを併用し、データ入力の二度手間を解消したい方
• 顧客情報や問い合わせ管理の初動を自動化し、より迅速な対応を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• メールからの情報抽出とMicrosoft Excel、Google スプレッドシートへの登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手入力に伴う転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な顧客情報を管理することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomと連携するマイアプリとしてMicrosoft ExcelおよびGoogle スプレッドシートを登録します。
2. 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」を設定し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで「AI機能」を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文などから必要な情報を抽出します。
4. 続けて、オペレーションで「Microsoft Excel」を選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに追加します。
5. 最後に、オペレーションで「Google スプレッドシート」を選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、同様に抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能の設定では、フローを起動するメールアドレスの一部を任意で指定できるだけでなく、受信対象とするメールの件名や本文に含まれるキーワードなどの条件も細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文など前段階で取得したテキスト情報の中から、具体的にどの項目（例：氏名、会社名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定できます。
• Microsoft ExcelおよびGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したい任意のファイルとシートを指定でき、さらにそれぞれの列に対して、AI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。