■概要
Microsoft SharePointで管理しているファイルが更新されるたびに、手作業でGoogle スプレッドシートの内容を修正するのは手間がかかり、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointのファイル更新をトリガーとして、Google スプレッドシートの該当行を自動で更新できるため、これらの課題をスムーズに解消し、常に最新の情報を手間なく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間でファイル・データ連携を手作業で行っている方
- ファイル更新の度に発生する転記作業の負担を軽減し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- 定型的な更新作業を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePoint上のファイル更新を検知し、Google スプレッドシートへ自動で反映するため、手作業による更新時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かの条件に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、条件に合致した行の情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象としたいサイト内の特定のフォルダを任意で指定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDとシート名、さらに更新したい行を特定するための列とその条件を任意で指定できます。また、更新する各項目に対して、前段階のトリガーやオペレーションで取得した情報を動的に割り当てるか、あるいは固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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