■概要
日々の業務で受信するメール情報をMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに手作業で転記する際、手間や入力ミスにお困りではありませんか。このワークフローを活用することで、特定のメールを受信した際に、メール本文からAIが自動でデータを抽出し、Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートの両方を自動で更新するため、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した情報をMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートに手入力している方
- 複数のSaaS間で定期的なデータ更新作業に時間を要し、他の業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、手作業によるヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からMicrosoft ExcelおよびGoogle スプレッドシートへのデータ反映が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充当できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの整合性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomと連携するマイアプリとしてMicrosoft ExcelおよびGoogle スプレッドシートを登録します。
- 次に、トリガーとして「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションを設定して、特定の条件（送信元、件名など）のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- オペレーションのステップでは、まず同じく「メールトリガー機能」の「メールトリガー」アクションを設定し、トリガーによって検知されたメールの詳細情報を取得します。
- 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、取得したメール本文などからMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートの更新に必要なデータを抽出します。
- その後、「Microsoft Excel機能」の「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてMicrosoft Excel内の指定したファイルやシートの情報を更新します。
- 最後に、「Google スプレッドシート機能」の「レコードを更新する」アクションを設定し、同様にGoogle スプレッドシートの指定したファイルやシートの情報も自動で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローでMicrosoft Excelとの連携を設定する際には、ご使用のMicrosoft 365アカウントのプランにご注意ください。Yoomとの連携においては、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要であり、家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認いただくことを推奨します。
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