Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google スプレッドシートのピボットテーブルを更新する

■概要

日々の業務でGmailに届く特定のメール内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、ピボットテーブルを更新する作業は、時間がかかる上にヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容からAIがデータを抽出し、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加、結果としてピボットテーブルが更新される流れを自動化でき、これらの課題解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogle スプレッドシートを用いた情報集約や分析業務を担当している方
• メールからのデータ抽出と転記作業の効率化、自動化を検討しているビジネスパーソンの方
• 定型的なデータ更新作業から解放され、より戦略的な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメール情報を基に、Google スプレッドシートへのデータ追加が自動化されるため、手作業による転記時間を短縮できます。
• メール内容の確認漏れや、スプレッドシートへの入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Gmailの機能を利用し、トリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」で取得したメール情報を次の処理で利用できるようにします。
4. 次に、AIを選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの内容から必要な情報を抽出します。
5. 最後に、Google スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって抽出されたデータを指定のスプレッドシートに追加します。これにより、関連するピボットテーブルも自動で更新されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」トリガーでは、メールを特定するためのキーワードや条件を任意で設定してください。例えば、件名や送信者、本文中の特定のキーワードなどを指定できます。
• AIの「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、受信メールのどの部分から、どのような形式でデータを抽出するか、その条件やルールを詳細に設定してください。例えば、特定パターンの数値を抽出したり、特定の項目名をキーとして値を抽出したりすることが可能です。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートのピボットテーブルの作成や範囲の設定は事前に行う必要があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。