フォームから回答が送信されたら、Google スプレッドシートの数式をMicrosoft Excelに反映する

■概要

フォームからの回答を元に、Google スプレッドシートの特定の値を参照し、その結果をMicrosoft Excelのセルに自動で数式として反映させたいけれど、手作業での転記や数式入力は手間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーとして、Google スプレッドシートから必要な情報を取得し、Microsoft Excelへ数式を自動入力できるため、データ反映の効率化と正確性の向上を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答に基づいて、Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で定期的にデータ連携を行っている方
• 手作業によるスプレッドシート間のデータ転記や数式入力に時間と手間を感じている業務担当者の方
• データの入力ミスや参照ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後、Google スプレッドシートの情報をMicrosoft Excelへ自動で数式反映するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの参照ミスや数式の入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、フォームトリガー機能を設定し、「数式反映フォーム」が送信された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、フォームで指定された条件に基づいて必要な情報を取得します。
4. 次に、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションを設定し、数式を入力したいExcelファイルを特定します。
5. 最後に、Microsoft Excelの「セルに数式を入力」アクションを設定し、取得した情報とファイルIDを元に、指定したセルへ自動で数式を入力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ユーザーが選択する数式の一覧などをプルダウン形式で設定するなど、フォームの内容を自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションでは、対象のスプレッドシートID、シート名、データ範囲を指定し、取得したいレコードの条件も柔軟に設定可能です。
• Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションでは、数式を反映させたいExcelファイルが保存されているドライブIDとファイル名を指定できます。
• Microsoft Excelの「セルに数式を入力」アクションでは、前のステップで取得したアイテムIDやフォームからの情報を活用して数式を動的に設定し、対象のシート名とセル番地を指定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。