■概要
Zoomウェビナー終了後の登録者リスト作成やGoogle Driveへの保存作業に、毎回手間を感じていませんか？
手作業でのレポート作成は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナー終了をトリガーに、登録者一覧をGoogle スプレッドシートでレポート化し、Google Driveへ自動保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナー運営後、手作業で参加者レポートを作成している担当者の方
- Google Driveへのファイル保存や共有を頻繁に行い、効率化を求めている方
- ウェビナー関連業務の自動化を進め、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後のレポート作成とGoogle Driveへの保存が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、指定したZoomミーティングの終了を検知してフローが起動します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：特定のミーティングIDのみ処理するなど）で処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定し、該当ウェビナーの登録者情報を取得します。
- 次に、オペレーションでループ機能を設定し、取得した登録者情報をもとに、個別のデータ処理を繰り返します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した登録者情報を元に事前に用意した雛形へデータを挿入し、レポートとして発行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行されたレポートファイルを指定のフォルダへ自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定「ミーティングが終了したら」では、通知を受け取るメールアドレスを任意で設定してください。
- 分岐機能では、フローの実行条件となる分岐条件を任意で設定してください。例えば、特定のウェビナーIDの場合のみ後続の処理を実行する、といった設定が可能です。
- ループ機能では、繰り返し処理の対象とするZoomで取得した登録者リストなどの値を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、レポートの元となる雛形ファイルや発行するファイル形式、ファイル名、そしてシートに挿入する値を任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、レポートを格納する先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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