■概要
経費管理などでGoogle スプレッドシートを利用している際に、バックアップや共有のためにMicrosoft Excelへも同じ情報を手作業で入力していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されると自動でMicrosoft Excelにも情報が追加されるため、こうした入力の手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excelの両方で情報を管理し、二重入力に手間を感じている方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや更新漏れをなくし、データの整合性を保ちたいと考えている方
- 日々の定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに情報を追加するだけで、Microsoft Excelへも自動でデータが追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、対象のファイルやシート、追加したいデータを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定において、行の追加を検知するフローボットの起動間隔を任意で設定できます。業務の緊急性やデータの更新頻度に合わせて、最適なチェック間隔を調整してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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