■概要
Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信したタイミングで、Google スプレッドシートの指定範囲にある値を自動的に別のシートへコピーできます。これにより、手作業によるデータ入力の負担を軽減して業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメール情報をGoogle スプレッドシートへ手動で転記している方
- 定型的なデータコピー作業の時間を削減し、他の業務へ注力したい方
- 手作業による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたい業務担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーにGoogle スプレッドシートへのデータコピーが自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの一貫性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理の対象としたいメールラベルを指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、コピー元となるスプレッドシートID、シート名、そして値を取得する範囲を指定します。
- 続けて、オペレーションで「データを操作・変換する機能」の「データを変換する」アクションを設定し、取得したデータに対して日付形式の統一や不要な文字列の削除など、必要に応じた加工処理を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「範囲に値を入力」アクションを設定し、コピー先となるスプレッドシートID、シート名、値を入力する範囲を指定し、前段のオペレーションで取得または加工したデータを入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailトリガーでは、どのラベルが付与されたメールを処理対象とするか、既存のラベル名を正確に設定してください。
- Google スプレッドシートの「値を取得する」オペレーションでは、実際に値を取得したいスプレッドシートのID、シート名、そして取得するセルの範囲や取得方向（行または列）を、ユーザーの環境に合わせて設定してください。
- Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」オペレーションでは、取得した値を反映させたいスプレッドシートのID、シート名、値を入力する開始セルや入力方向を設定し、「入力する値」には前段のオペレーションで取得したデータや加工したデータを出力結果（変数）として指定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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