Google スプレッドシートで特定のデータが追加されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
Google スプレッドシートで特定のデータが追加されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているデータを元に、手作業でMicrosoft Excelの帳票を作成し、PDF化してからGoogle Driveに保存する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、Microsoft Excelのテンプレートを基にPDF書類を自動で作成し、指定のGoogle Driveフォルダへ保存するまでのフローを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報から、都度手動で書類を作成している方
- Microsoft Excelを用いた定型的な書類作成とPDF化の作業を効率化したい方
- 手作業による書類の作成ミスやGoogle Driveへの保存漏れをなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへのデータ追加を起点に、書類のPDF化からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのデータ転記やファイル保存が不要になるため、入力ミスや保存先の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコマンドオペレーションの「分岐」を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションで書類発行機能の「書類を発行する」を設定し、Microsoft ExcelをテンプレートとしてPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」を設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 「書類を発行する」オペレーションで、テンプレートとして利用するMicrosoft Excelファイルの保存場所、ドライブID、アイテムIDを任意の値に設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションで、作成したPDFを格納したい先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については『「書類を発行する」の設定方法』をご参照ください。
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