Google スプレッドシートで特定のデータが追加されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する

■概要

Google スプレッドシートに日々のデータを入力した後、その情報を基にMicrosoft Excelで書類を作成し、PDFとして出力、さらにGoogle Driveの特定のフォルダへ保存する、といった一連の作業に手間を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
こうした定型的ながらも重要な業務は、手作業で行うと時間がかかるだけでなく、ファイル名の誤りや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも発生しやすくなります。
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーとして、Microsoft ExcelでのPDF書類作成、そしてGoogle Driveへの自動保存までを一気通貫で自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートで顧客情報や案件情報を管理し、Microsoft Excelで帳票作成している方
• 手作業によるPDF化やGoogle Driveへのアップロードに多くの時間を費やしている業務担当者の方
• 日々の繰り返し作業を自動化し、より創造的な業務に時間を活用したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、Microsoft Excelでの書類発行からGoogle Driveへの保存までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業によるデータ転記ミス、PDF作成時の設定漏れ、Google Driveへの保存忘れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務品質の安定化に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの管理画面からGoogle スプレッドシート、Microsoft Excel、そしてGoogle Driveをそれぞれ連携します。これにより、Yoomが各アプリケーションを操作できるようになります。
2. 次に、フローボットのトリガーとしてGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。ここで指定したGoogle スプレッドシート及びシートに新しい行データが入力されると、このワークフローが自動的に開始されます。
3. 続いて、オペレーションとして分岐機能を設定します。この機能により、例えばGoogle スプレッドシートの特定のキーワードに基づいて、後続のMicrosoft Excelでの処理内容を変更するなど、条件に応じた柔軟な自動化が可能です。
4. 次に、オペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定します。事前に用意したMicrosoft Excelの雛形ファイルとGoogle スプレッドシートの新しい行データを紐付け、PDF形式で書類を自動生成します。
5. 最後に、オペレーションとしてGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定します。前のステップで作成されたPDFファイルを、指定したGoogle Drive内のフォルダへ自動的にアップロードし保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、どのスプレッドシートの、どのシートの行追加を監視対象とするか、Google スプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
• 分岐機能を使用する際には、Google スプレッドシートの特定のキーワードであった場合に処理を分岐させるなど、その条件を任意で設定してください。
• Microsoft Excelで書類を発行するオペレーションでは、書類作成の基となるMicrosoft Excelの雛形ファイル、発行されるPDFのファイル名、そしてGoogle スプレッドシートのどのデータをMicrosoft Excelテンプレート内のどのセルに反映させるか（置換後の文字列）を、実際の業務内容に合わせて任意で設定してください。
• Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、生成されたPDFファイルを保存するGoogle Drive内の具体的なフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。