■概要
Google スプレッドシートに新しい情報が追加されるたび、特定の条件に合致するか確認し、Microsoft Excelでレポートを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、手作業での確認は漏れやミスの原因となり、重要な情報を見逃してしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに特定のワードを含む行が追加された際に、Microsoft Excelでレポートを自動発行します。
その都度レポートを作成する必要がなくなるため、その他の業務に空いたリソースを充てられるようになるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとMicrosoft Excel間で定期的なレポート作成業務がある方
- 手作業によるデータの確認やレポート作成に非効率を感じている方
- 特定の条件に基づいて自動でレポートを生成し、業務の迅速化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの行追加後、条件に応じてMicrosoft Excelのレポートが自動で発行されるため、これまで手作業で行っていたレポート作成時間を短縮できます。
- 手作業による条件の見落としや、データ転記に伴う入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
- 次に、「分岐機能」を選択し、追加された行のデータが特定のワードを含んでいるかどうかを判定する条件を設定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、分岐機能で条件に合致した場合に、指定した形式でレポートを発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのようなワードや条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加することが可能です。
- レポートを発行するアクションでは、前ステップから取得した値をレポート内のどのセルにどのように埋め込むかなど、詳細な設定を任意にカスタムできます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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