■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、手作業で一つにまとめ、Google Driveに格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの取り扱いは、結合ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、管理している担当者の方
- Google Driveを利用しており、ファイル格納プロセスの効率化を模索している方
- 定型的なファイル処理業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFファイル結合とGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、業務に必要な情報を取得するための項目を任意で設定可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、任意の固定値を設定したりできます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
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