■概要
Zoomでの会議後、録画データから文字起こしを行い、内容を要約し、さらにSalesforceへタスクとして登録する作業は、手間と時間がかかるのではないでしょうか？特に、会議が多い日には、これらの後処理業務が大きな負担となり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoom会議終了後の文字起こし、AIによる要約、そしてSalesforceへのタスク登録までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成や情報共有に時間を要している方
- Salesforceを活用した顧客管理を行っており、会議内容をスムーズに反映させたい方
- 会議後の手作業による情報連携の非効率さや、入力ミスを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議後の文字起こしからSalesforceへのタスク登録までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記漏れや、入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーとしてZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、会議終了時にフローが起動します。
- Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
- 続けて、「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、録画ファイルをYoom内にダウンロードします。
- さらに「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定して、Zoom参加者の情報を取得します。
- 次に、ダウンロードした録画ファイルをもとに、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで文字起こしを実行します。
- 続いて、AI機能の「要約する」アクションで、文字起こしされたテキストデータの内容を要約します。
- 要約結果をもとに、Salesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションで新しいリード情報を登録します。
- 最後に、Salesforceの「リードオブジェクトにToDoを登録」アクションで、作成されたリードに関連するタスク（例：フォローアップ連絡）を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを任意で設定してください。
- AI機能による文字起こしの設定では、使用するAIモデルや、文字起こし結果のファイルの添付方法などを任意でカスタムすることが可能です。
- AI機能による要約の設定では、使用するAIモデルを選択したり、要約する対象のテキストや要約の条件（文字数など）を固定値や他のオペレーションからの出力結果（アウトプット）を使用して任意でカスタムできます。
- Salesforceでのリードオブジェクトのレコード作成の設定では、登録する各項目内容を固定値や他のオペレーションからの出力結果（アウトプット）を使用して、柔軟にカスタムしてください。
- SalesforceでのToDo登録時にも、タスクの件名、期限、担当者などの各登録内容を、固定値や他のオペレーションからの出力結果（アウトプット）を用いて任意でカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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