Zoomでミーティングが終了したらレコーディングファイルをSalesforceの案件レコードに紐づける

■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、録画ファイルの管理やSalesforceへの紐付け作業に手間を感じていませんか？
手作業によるアップロードや関連付けは、時間もかかり、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動でレコーディングファイルを取得し、Salesforceの該当案件レコードに紐付けることができます。
これにより、面倒な手作業から解放され、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomとSalesforceを利用し、ミーティング記録の管理に課題を感じる営業担当者の方
• 手作業によるレコーディングファイルの紐付けミスや漏れをなくしたいと考えている方
• 顧客情報とミーティング記録を一元管理し、業務効率を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後のファイル処理が自動化され、これまで手作業で行っていたファイルダウンロードやSalesforceへのアップロード、紐付け作業の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるファイルのアップロードミスやSalesforceのレコードとの紐付け間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、指定したユーザーのミーティングが終了した際にフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの録画情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した情報をもとに録画ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルをSalesforceにアップロードします。
6. さらに、オペレーションでSalesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルのIDを取得します。
7. 最後に、オペレーションでSalesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを設定し、取得したコンテンツIDを用いて、レコーディングファイルを適切な案件レコードなどに紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー「ミーティングが終了したら」では、通知を受け取る対象のミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
• Salesforceのオペレーション「レコードと紐付けるファイルをアップロード」では、ご利用のSalesforce環境に応じたマイドメインURLなどを任意で設定してください。
• Salesforceのオペレーション「ファイルとレコードを紐付ける」では、レコーディングファイルを紐付けたい具体的なレコードID（例：案件ID）、ファイルの公開範囲、そしてご利用のSalesforce環境に応じたマイドメインURLを任意で設定してください。

■注意事項

• Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらをご参照ください。
• データコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。