■概要
Zoomでのミーティング後、レコーディングファイルを探し出して手作業でSalesforceの関連案件に紐付ける作業は、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に重要な商談記録の管理においては、迅速かつ正確な処理が求められます。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーにレコーディングファイルの取得からSalesforceの適切な案件レコードへの紐付けまでを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの商談が多く、レコーディングファイルの管理に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceを活用し、顧客情報や案件進捗を一元管理しているが、情報紐付けを手作業で行っている方
- ミーティング記録の共有や引継ぎを効率化し、チーム全体の生産性向上を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、レコーディングファイルのダウンロードとSalesforceへのアップロード、案件への紐付けが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤った案件への紐付けといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続処理を実行するようにします。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでSalesforceの「レコードと紐付けるファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルをアップロードします。
- 次に、Salesforceの「アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「ファイルとレコードを紐付ける」アクションを設定し、取得したコンテンツIDを基にファイルと該当の案件レコードを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えば特定のミーティングIDや参加者数といった条件を設定し、その条件に該当する場合のみSalesforceへのファイルアップロード処理に進むようにカスタムが可能です。
- Salesforceでファイルとレコードを紐付けるオペレーションでは、紐付け先の案件レコードを特定するための条件を詳細に設定したり、ミーティング名や日付といった前段のフローで取得した情報をSalesforceの特定のフィールドに動的に記録したりすることが可能です。
■注意事項
- Zoom、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ・ミーティングが終了したら
- ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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