Zoomの定例ミーティングが終了したら議事録を作成しTrelloに登録する

■概要

定例ミーティング後の議事録作成や、その内容をTrelloに転記する作業に時間を取られていませんか？重要な情報共有であるものの、手作業による記録や入力は手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomでのミーティングが終了すると同時に、AIが議事録を自動作成しTrelloへ登録するため、こうした課題をスムーズに解消し、業務の効率化に繋げられます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの定例ミーティングが多く、議事録作成とTrelloへの登録に時間を取られている方
• Trelloをタスク管理に活用し、ミーティング内容の迅速な共有とアクションを求めるチームの方
• 会議後の情報整理とタスク化の効率を向上させたいと考えているビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後、議事録作成からTrelloへの登録までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• AIによる文字起こしと要約を利用することで、聞き漏らしや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたレコーディングファイルを指定します。
6. さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを指定します。
7. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成する」アクションを設定し、AIが要約した内容などをカード情報として登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」アクションでは、文字起こしされたテキスト全体だけでなく、特定のキーワードを含む部分のみを要約対象としたり、出力する要約の文字数やトーンを任意で設定できます。
• Trelloの「新しいカードを作成する」アクションでは、登録先のボードやリストを自由に指定でき、カードのタイトルや説明にミーティング名、日時、参加者、AIによる要約結果などを変数として動的に設定することが可能です。また、ラベルなどを固定値として設定することもできます。

■注意事項

• Zoom、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。