Zoomの定例ミーティングが終了したら議事録を作成し特定のデータを抽出してTrelloに登録する

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■概要

定例ミーティング後の議事録作成やタスクの洗い出し、そしてそれらをTrelloへ登録する作業に時間を要していませんか？特にZoomでの録画内容から手作業で情報をまとめ、転記するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で議事録が作成され、特定のデータが抽出されてTrelloにカードが登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoomでのミーティングが多く、議事録作成とTrelloへのタスク登録に時間を取られている方
ミーティング後の情報共有やタスク管理を、より迅速かつ正確に行いたいチームの担当者
手作業による情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、会議運営の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomミーティング終了後の議事録作成からTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
音声データの文字起こしやデータ抽出、転記作業が自動で行われるため、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、ZoomとTrelloをYoomと連携します。
次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで音声ファイルを取得します。
取得した音声ファイルをAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキスト化し、さらにAI機能の「要約する」アクションで議事録の要点をまとめます。
データを操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションで、必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出したデータを用いてカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能の「要約する」オペレーションでは、要約の仕方（例えば、要点の数やトピックなど）をユーザーのニーズに合わせて設定できます。
データを操作・変換機能の「データを操作・変換する」オペレーションでは、正規表現を用いて、文字起こしされたテキストから特定のパターンに合致する情報（例：決定事項、担当者名、期限など）を抽出するようカスタマイズが可能です。
Trelloの「新しいカードを作成」オペレーションでは、カードのタイトルや説明に固定のテキストを設定したり、前段のオペレーションで取得したミーティングの件名や要約結果、抽出したデータなどを動的な値として挿入するよう設定できます。また、登録先のリストやラベルなども任意で指定可能です。

■注意事項