Zoomの定例ミーティングが終了したら議事録を作成し特定のデータを抽出してTrelloに登録する

■概要

定例ミーティング後の議事録作成やタスクの洗い出し、そしてそれらをTrelloへ登録する作業に時間を要していませんか？特にZoomでの録画内容から手作業で情報をまとめ、転記するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了すると自動で議事録が作成され、特定のデータが抽出されてTrelloにカードが登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、議事録作成とTrelloへのタスク登録に時間を取られている方
• ミーティング後の情報共有やタスク管理を、より迅速かつ正確に行いたいチームの担当者
• 手作業による情報伝達の漏れや遅延を防ぎ、会議運営の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomミーティング終了後の議事録作成からTrelloへのカード作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 音声データの文字起こしやデータ抽出、転記作業が自動で行われるため、ヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、次に「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションで音声ファイルを取得します。
4. 取得した音声ファイルをAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションでテキスト化し、さらにAI機能の「要約する」アクションで議事録の要点をまとめます。
5. データを操作・変換機能の「データを操作・変換する」アクションで、必要な情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出したデータを用いてカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「要約する」オペレーションでは、要約の仕方（例えば、要点の数やトピックなど）をユーザーのニーズに合わせて設定できます。
• データを操作・変換機能の「データを操作・変換する」オペレーションでは、正規表現を用いて、文字起こしされたテキストから特定のパターンに合致する情報（例：決定事項、担当者名、期限など）を抽出するようカスタマイズが可能です。
• Trelloの「新しいカードを作成」オペレーションでは、カードのタイトルや説明に固定のテキストを設定したり、前段のオペレーションで取得したミーティングの件名や要約結果、抽出したデータなどを動的な値として挿入するよう設定できます。また、登録先のリストやラベルなども任意で指定可能です。

■注意事項

• Zoom、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
• 　・ミーティングが終了したら
• 　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。