チャットで通知があったら、Google Driveでファイル情報を取得してMicrosoft Teamsで共有する

■概要

Slackで重要な通知を受けた後、該当するファイルをGoogle Driveから探し出し、Microsoft Teamsで関係者に共有する、といった一連の作業は、多くのビジネスシーンで発生しますが、手作業では手間がかかり、情報共有の遅れや漏れが生じることもあります。このワークフローを活用することで、Slackの特定チャンネルへのメッセージ投稿を起点として、Google Driveから関連ファイル情報を自動的に取得し、Microsoft Teamsへ速やかに共有できるため、情報伝達の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slack、Google Drive、Microsoft Teamsを日常的に利用し、情報共有をもっとスムーズにしたいと考えている方
• チャット通知後のファイル検索や共有といった定型作業を自動化し、業務の負担を減らしたいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有の遅延や確認漏れを防ぎ、コミュニケーションの質を向上させたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの通知をトリガーに、Google Driveからのファイル情報の取得とMicrosoft Teamsへの共有までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル検索や情報伝達の際に起こりがちな、共有すべきファイルの選択ミスや情報共有の漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Slack、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomに連携させます。
2. 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。ここで、どのチャンネルのメッセージをきっかけにフローを起動させるかを指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定します。Slackの通知内容に関連するファイルやフォルダの情報を取得するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。前のステップで取得したファイル情報を含め、指定したチャネルにメッセージを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定において、フローボット起動のきっかけとなるメッセージを受信するチャンネルを、業務に合わせて任意で設定することが可能です。
• Google Driveのファイル・フォルダ情報を取得するオペレーションでは、情報を取得したい対象のフォルダを自由に指定できます。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを送信する先のチャネルを任意で選択できるだけでなく、通知するメッセージ本文についても、固定のテキストを設定したり、Slackのメッセージ内容やGoogle Driveで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりするカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Slack、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。