■概要
定期的なMicrosoft Excelファイルの整理とMicrosoft SharePointへのアップロードは、ファイルが増えるほど手間がかかる作業ではないでしょうか？
特にファイル名に基づいて手作業で振り分ける場合、時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてMicrosoft Excelから情報を取得し、ファイル名に基づいてMicrosoft SharePointへ自動でファイルを振り分け、同期する一連の作業を自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのファイルを定期的にMicrosoft SharePointへ手動で整理・同期している方
- ファイル名に基づいた仕分け作業を自動化し、業務効率を向上させたい担当者の方
- 手作業によるファイルのアップロードミスや整理漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール設定に基づきMicrosoft ExcelからMicrosoft SharePointへのファイル振り分けと同期が自動で行われるため、手作業の時間を減らすことができます。
- ファイル名に応じた自動処理により、手作業によるアップロード先の誤りやファイルの置き忘れといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、OneDrive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するよう設定します。
- オペレーションで、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大10件）」アクションを設定し、処理対象のファイル情報をリスト化します。
- 続いて、ループ機能を設定し、取得したファイル情報に基づいて一つ一つのファイルに対して後続の処理を繰り返します。
- ループ内で、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを一時的に取得します。
- 次に、進行先切り替え機能を設定し、ファイル名などの条件に応じてMicrosoft SharePointへのアップロード先を分岐させます。
- 最後に、Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、指定された場所にファイルを格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動したい任意の日時や繰り返し間隔を設定してください。
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大10件）」アクションでは、どのファイルの情報を取得するかの条件を任意で設定してください。
- ループ機能では、Microsoft Excelから取得したどの値を繰り返し処理の対象とするかを任意で設定してください。
- OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションでは、対象ファイルが格納されているドライブIDやファイルパスを任意で設定してください。
- 進行先切り替え機能では、ファイル名やその他の取得した値に基づいて、どのような条件で処理を分岐させるかを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションでは、アップロード先のサイトID、ドライブID、格納先フォルダ名、そしてファイル名を任意で設定または動的に指定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft SharePoint、OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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