Gmailで会計データを受信したら、Google スプレッドシートに自動追加する

■概要

Gmailで受信する請求書や領収書などの会計関連メールから、都度情報をGoogle スプレッドシートへ手入力する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を自動で抽出します。
さらに、Google スプレッドシートへデータを追加するまでの一連の作業を自動化できるので、手作業による手間や入力ミスを減らすことに貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する会計データを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• メールからのデータ抽出と入力作業の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務におけるヒューマンエラーを防止し、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで会計データを受信すると、自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ記録するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」を選択し、特定のラベルを付与されたメールを受信したことが起点となるよう設定します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から会計データを抽出します。
4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能「テキストからデータを抽出する」では、トリガーで取得したメール本文全体や一部を変数として設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、前段のAI機能で抽出した各データを変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。