■概要
日々の業務でGmailに届く重要なメールの内容をまとめ、レポートを作成し、Dropboxに格納する作業に時間を取られていませんか。手作業での情報収集や転記は、手間がかかるだけでなく、ミスが発生しやすいといった課題も考えられます。
このワークフローを活用すれば、Gmailの受信内容に基づいたAIによるレポート作成からDropboxへの格納までを自動化できるため、これらの課題を解消して業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する情報を基に、定期的にレポート作成とファイル共有を行っている方
- AIを活用した情報整理や文書作成の自動化に関心があり、業務に取り入れたい方
- Dropboxへのファイル格納作業を効率化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール受信をトリガーに、AIによるレポート作成、Googleドキュメントでの書類発行、Dropboxへの格納までの一連の流れを自動化し、作業時間を削減します。
- 手作業によるレポート作成時の転記ミスや、Dropboxへのファイル格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Googleドキュメント、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール内容をもとに「テキストを生成する」アクションでレポート内容を作成します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、AIが生成したテキストを元に「書類を発行する」アクションでレポートファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、作成されたレポートファイルを指定のフォルダへ「ファイルをアップロード」するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトを自由にカスタマイズすることが可能です。固定の指示文だけでなく、Gmailで受信したメールの件名や本文など、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプト内に埋め込むことで、より具体的な指示に基づいたテキストを生成できます。
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、AIによって生成されたテキスト内容に加え、任意の固定テキストを文書に含めることができます。また、前段のオペレーションで取得した情報（例えば、AIが生成したテキストの一部やメールの受信日時など）を変数として文書内に挿入し、より詳細なレポートを作成することも可能です。
■注意事項
- Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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