Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで内容を読み取りLINE WORKSに通知する

■概要

Dropboxに新しいファイルが追加されるたび、その内容を確認して関連情報を手作業でLINE WORKSに通知する業務は、手間がかかり確認漏れのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイル格納をトリガーに、OCR機能でファイル内容を自動で読み取り、その結果をLINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとLINE WORKSを利用し、ファイル内容の共有を手作業で行っている方
• 紙や画像形式の書類から手作業で文字起こしをしており、効率化を考えている方
• 定型的な情報共有業務の自動化により、作業時間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納からLINE WORKSへの通知までが自動処理されるため、手作業による情報共有や転記の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの確認漏れや、LINE WORKSへの通知内容の誤りといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとLINE WORKSをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 続けて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、抽出した文字情報を含めて指定した宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能「画像・PDFから文字を読み取る」では、ファイル内のどの項目を抽出したいか、また、どのAIモデルを使用するかなどを設定することが可能です。
• LINE WORKSへの通知設定では、通知を送信するトークルームやユーザーを任意で選択でき、通知メッセージの本文も固定のテキストだけでなく、前のステップで取得したファイル名やOCRで読み取った内容を変数として組み込むなど、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Dropbox、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。