Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、ecforceで顧客情報を登録する

■概要

Microsoft Teamsでのコミュニケーションの中で、特定の顧客情報に関するメッセージを受け取った際、手作業でecforceに情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定メッセージをトリガーに、ecforceへの顧客情報登録を自動化でき、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのメッセージからecforceへ手動で顧客情報を登録している方
• 顧客情報の転記作業における入力ミスや漏れを減らしたいと考えている担当者の方
• Microsoft Teamsとecforce間の連携を自動化し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージ確認からecforceへの顧客情報登録までを自動化し、手作業の時間を短縮することができます。
• システムが情報を処理するため、手作業による顧客情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとecforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、特定の条件を満たすメッセージの場合のみ後続処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションとしてAI機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から顧客情報に必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションとしてecforceを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出したデータを基にecforceへ顧客情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガーで設定するチャネルや、分岐機能で設定する条件は、実際の運用に合わせて任意で指定してください。例えば、特定のキーワードを含むメッセージのみを処理対象とするなどが可能です。
• AI機能でテキストからデータを抽出する際には、メッセージのどの部分から、どのような項目（氏名、連絡先など）を抽出するかを具体的に設定する必要があります。
• ecforceへ顧客情報を登録する際には、抽出したデータをecforceのどの項目にマッピングするかを正確に指定してください。顧客IDの取り扱いや、姓（請求先）などの必須項目に対応する情報を適切に設定することが重要です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ecforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【ecforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。