Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Chargebeeで連絡先情報を追加する

■概要

Chargebeeへの新規連絡先の登録を、メールの内容を見ながら手作業で行っていませんか。このような手入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付与されたメールをトリガーに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Chargebeeへ自動で連絡先情報を追加します。ChargebeeのAPI連携などを活用することで、こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chargebeeへの連絡先登録を手作業で行っており、工数を削減したいと考えている方
• ChargebeeのAPIを利用した連携に関心があり、顧客管理業務を自動化したい担当者の方
• メール経由での問い合わせや申し込みをChargebeeで管理しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点にChargebeeへの登録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記がなくなるため、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChargebeeをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出」のアクションでメール本文から連絡先情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでChargebeeを選択し、「顧客を検索」アクションで、抽出した情報をもとに既存顧客かどうかを確認します。
5. 最後に、Chargebeeの「連絡先情報を追加」アクションを設定し、抽出したデータを用いて新規の連絡先情報を追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけにフローを起動させるか、対象となるラベルを任意で設定してください。
• AI機能のオペレーションでは、メール本文から抽出したいデータ項目（氏名、会社名、電話番号など）を自由に設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、ChargebeeのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。