Microsoft Teamsでチャネルに特定のメッセージが送信されたら、Canvaにフォルダを作成する

■概要

Canva for Teamsでデザインアセットを管理する際、Microsoft Teamsでの依頼を基に手作業でフォルダを作成していませんか？こうした手作業は作成漏れや命名規則のミスにつながりやすく、チームでの効率的な共同作業の妨げになることがあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルに特定のメッセージを送信するだけで、Canvaに自動でフォルダが作成されるため、チーム全体の制作プロセスを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Canva for Teamsを利用し、デザイン案件の管理を効率化したいマーケティングやデザイン担当の方
• Microsoft Teamsで受けた依頼に基づき、Canvaのフォルダを手作業で作成している方
• チーム内のデザインアセットの管理方法を標準化し、属人化を防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでCanvaのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• フォルダの作成や命名が自動化されることで、Canva for Teamsにおける管理ルールが統一され、業務の属人化を防ぎ、資産管理がしやすくなります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとCanvaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージの内容に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メッセージのテキストからフォルダ名に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、監視対象としたいチームID、チャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、メッセージに特定のキーワードが含まれる場合のみ後続の処理を実行するなど、フローを起動する条件を柔軟に設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、Microsoft Teamsのメッセージからフォルダ名として利用したい「案件名」などの情報を、抽出項目として自由に指定可能です。
• Canvaのフォルダ作成アクションでは、フォルダ名にAIで抽出した情報と固定のテキストを組み合わせるなど、チームの命名規則に合わせて設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。