Google Driveの指定のフォルダにファイルが追加されたら承認を依頼し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Google Driveでのファイル共有は便利ですが、アップロード後の承認依頼や関係者への通知を手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした手作業は確認漏れや対応の遅延を招き、業務が滞る原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されるだけで担当者への承認依頼とMicrosoft Teamsへの通知が自動で実行されるため、手作業による連絡の手間や確認漏れを防ぎ、スムーズな承認プロセスを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveにアップロードしたファイルの承認依頼を手作業で送信している方
• Microsoft Teamsを活用し、チーム内の確認プロセスを迅速化したいと考えている方
• 書類の確認漏れや対応遅延といった課題を解消し、業務の停滞を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルが追加されると自動で承認依頼と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を省き、時間を短縮できます。
• 手動での通知による依頼漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な承認プロセスの実行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続けて、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションで承認依頼を作成します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、指定したチャネルに承認依頼があった旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローボットが新しいファイルをチェックする起動間隔を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsに送信するメッセージ本文の内容や、特定のユーザー、チャネルへのメンションなどを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。