DropboxにSCMデータがアップロードされたら、OCR後にAIで在庫管理を行いGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

サプライチェーンマネジメント（SCM）において、紙の納品書や注文書を手作業でデータ化する業務は、時間と労力がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。DropboxにSCM関連の書類がアップロードされると、OCRでテキストを読み取り、AIが内容を分析・整形してGoogle スプレッドシートに自動で記録します。AIを活用してSCM業務のデータ入力プロセスを自動化し、手作業によるミスを減らすことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• SCM業務において、紙やPDFの書類を手作業でデータ化している在庫管理担当者の方
• AIを活用したSCMの実現方法を探しており、サプライチェーン業務の自動化を検討している方
• DropboxとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点に、データ抽出から入力までが自動化されるため、手作業の時間を削減し、より重要なSCM戦略の立案に集中できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、SCMデータの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションでOCRが抽出した情報を基に在庫データを整形します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• OCR機能でテキストを抽出する際に、読み取りたい項目（商品名、数量、日付など）を任意で指定することが可能です。
• AI機能のプロンプト（指示文）は、抽出したテキストをどのように整形・要約したいかに合わせて、自由に編集してください。
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションでは、データを記録したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。