Microsoft Teamsでカレンダーにイベントが登録されたら、チャネルに通知する

‍■概要

Microsoft Teamsのカレンダーでチームの予定を管理しているものの、新しいイベントが登録された際に手動で関係者に通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。特に複数のチームで連携するプロジェクトでは、情報共有の遅れが進行に影響を与えることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されると、指定したチャネルへ自動でメッセージが送信されるため、こうした課題を円滑に解決し、確実な情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsをチームで活用しており、カレンダーの予定共有を自動化したいと考えている方
• 複数のチームを横断するプロジェクトで、イベント情報の伝達漏れを防ぎたいマネージャーの方
• Microsoft Teamsでの手作業による通知業務をなくし、本来の業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを登録するだけで自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での共有による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、イベント情報を指定のチャネルへ自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させる対象のユーザーIDやタイムゾーンを任意で指定することが可能です。
• 通知先のチャネルは任意に設定できるため、プロジェクトやチームなど、用途に応じた適切な通知先を選択してください。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストはもちろん、トリガーで取得したイベントの件名や日時といった情報を変数として埋め込み、動的に作成できます。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。