Microsoft Teamsでカレンダーに予定が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する

‍■概要

‍Microsoft Teamsで管理している会議の予定に合わせて、都度Google Driveで議事録用のフォルダを手作業で作成していませんか？
こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成忘れや命名ルールの不徹底といった課題にも繋がりがちです。

このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーに新しい予定が登録されるだけで、Google Driveに自動で関連フォルダを作成し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携させ、ファイル管理の手間を削減したいと考えている方
• 会議や打ち合わせの予定が多く、手作業でのフォルダ作成に負担を感じている担当者の方
• フォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、チームの情報管理を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの予定登録をきっかけにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダの作成忘れや、イベント名とフォルダ名の不一致といったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで抽出機能を選択し、「正規表現によるデータ抽出」でイベントの件名などからフォルダ名にしたいテキストを抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、抽出したテキストを元にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 抽出機能のアクションでは、Microsoft Teamsのイベント情報からどのテキストを対象とするか、また、どのような正規表現で情報を抽出するかを任意で設定してください。
• Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダを指定したり、フォルダ名に固定の文言を追加したり、前のステップで取得した値を埋め込むなどの設定が可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。