BoxにExcelファイルが追加されたら、RPAでCSVに変換しメールで送付する

■概要

定期的に発生するExcelファイルのデータをCSV形式に変換し、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。単純な作業ですが、頻度が高いと他の業務を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、BoxにExcelファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でExcel to CSVの変換処理を行い、指定の宛先へメール送信までを完結できます。手作業による非効率な業務フローを改善し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxでファイルを管理しており、ExcelからCSVへの変換作業を手動で行っている方
• 定期的なExcel to CSVの変換とメール報告のプロセスを自動化し、作業時間を短縮したい方
• RPAを活用してファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxにExcelファイルをアップロードするだけで、その後の変換からメール送信までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたExcelファイルをCSV形式に変換する操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送信する」アクションを設定し、変換したCSVファイルを添付して指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ExcelファイルをCSVに変換するために使用するサイトや、実際に行う操作内容を任意で設定できます。
• メールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定可能です。また、メールの本文には固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。