■概要
日々の業務で発生するTXTファイルをPDFに変換する方法として、一つひとつ手作業で対応していると、手間や時間がかかってしまうのではないでしょうか。特に、ファイル数が多い場合には、単調な作業が大きな負担となり得ます。このワークフローは、指定したBoxフォルダにTXTファイルをアップロードするだけで、自動でPDFへ変換し、別のフォルダへ保存します。定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用しており、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- 定期的に発生するTXTファイルからPDFへの変換作業を効率化したいと考えている方
- ファイル形式の変換に伴う保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル選択ミスや保存場所の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたTXTファイルを取得します
- 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインのPDF変換ツールでの操作を自動化します
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を活用し、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定できます
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンラインツールやブラウザ上での操作内容を自由にカスタマイズすることが可能です
- 変換後のPDFファイルをBoxへアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意の内容に設定できます
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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