DropboxにJPGファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPDFに変換してOneDriveに保存する

■概要

JPGファイルをPDFに変換したい時、都度オンラインツールを探して手作業でアップロードしていませんか。この一連の作業は、数が多くなると手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、DropboxにJPGファイルをアップロードするだけで、オンラインでのファイル変換からOneDriveへの保存までを自動で完結させることができ、JPGからPDFへの変換作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインツールを使い、JPGからPDFへの変換作業を手作業で行っている方
• DropboxとOneDriveを併用しており、ファイル管理や移動に手間を感じている方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• JPGファイルを指定のDropboxフォルダに置くだけで、PDFへの変換とOneDriveへの保存が完了するため、手作業の時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の指定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したJPGファイルをダウンロードします
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サービスを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します
5. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存ファイル名に用いる情報を整えます
6. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したPDFファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダパスやファイル名を任意で指定可能です
• RPA機能では、利用したいオンライン変換サービスのURLや、ファイル変換に伴うブラウザ上での操作内容を自由に設定できます
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を任意で指定することが可能です

■注意事項

• Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。