Asanaでタスクが完了されたら、Microsoft Excelのレコードを更新する

■概要

Asanaでタスク管理を行い、その進捗を別途Microsoft Excelで管理している場合、タスク完了のたびに手作業でExcelを更新する手間が生じ、非効率に感じることがあります。
このワークフローを活用すれば、AsanaとExcelの連携を自動化し、こうした課題を解決可能です。Asanaで特定のタスクが完了するだけで、Microsoft Excelのレコードが自動で更新されるため、転記作業をなくし、更新漏れといったミスも防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Excelを併用しており、タスク進捗の手作業での転記に手間を感じている方
• AsanaとExcelの効果的な連携によって、プロジェクト管理全体の効率化を目指しているチームリーダーの方
• 手動でのデータ更新で発生しがちな入力ミスや更新漏れをなくし、管理の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaのタスクが完了すると自動でMicrosoft Excelのレコードが更新されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します
• 手作業によるデータ更新が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、AsanaとExcel間でのデータの整合性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaから取得した情報をもとに更新内容を指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で選択してください
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、更新対象となるExcelファイルが格納されている場所や、更新したいワークシート、レコードを正しく指定してください

■注意事項

• ‍‍Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。