Discordで特定条件の問い合わせを受信したら、HubSpotにチケットを作成する

■概要

Discordの特定チャンネルに届く問い合わせや報告を、都度HubSpotへ手動で転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Discordで特定の条件に合致するメッセージを受信した際に、自動でHubSpotにチケットを作成し、こうした課題を解決します。HubSpotとDiscordを連携させることで、問い合わせ対応の初動を迅速化し、対応漏れのリスクを低減させることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで顧客からの問い合わせを受け付けており、HubSpotでのチケット管理を効率化したい方
• 手作業による情報転記で発生するミスや、対応の遅れをなくしたいと考えているカスタマーサポート担当者の方
• DiscordとHubSpotの連携を通じて、チーム全体の業務プロセスを改善したいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Discordにメッセージが投稿されると、条件に応じてHubSpotにチケットが自動で作成されるため、手作業での転記作業にかかる時間を短縮できます
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、入力ミスや重要な問い合わせの見逃しといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとDiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードを含むメッセージなど、チケット化したい条件を指定します
4. 次に、オペレーションで「テキスト抽出機能」を設定し、メッセージ内容から件名や詳細など、チケット作成に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にチケットを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、通知を監視したい任意のサーバーID、チャンネルIDを設定することが可能です
• チケットを作成する条件は任意で設定できます。例えば、メッセージに「緊急」や「要対応」といった特定の単語が含まれている場合のみ、フローボットを起動させるといったカスタマイズが可能です

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■注意事項

• Discord、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。