■概要
DropboxとOneDriveを併用する中で、手作業でのファイル移動や管理に手間を感じていませんか。特に、共有前に承認が必要な重要ファイルの場合、手作業では依頼漏れや保存ミスが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、設定した担当者への承認依頼を経て、承認後に自動でOneDriveへファイルが保存されます。OneDriveとDropbox間のファイル管理と承認フローを連携させ、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとOneDriveを併用しており、手作業によるファイル管理に課題を感じている方
- OneDriveへのファイル保存の前に、Dropboxにアップロードしたファイル内容の承認プロセスを必須としたい方
- ファイル共有における一連のプロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのアップロードから承認、OneDriveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認プロセスをシステム化することで、依頼漏れや手動でのファイル移動による保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定して承認フローを組み込みます。
- 承認後、Dropboxの「ファイルをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダやファイル名を任意で設定できます。
- 担当者依頼機能では、承認を依頼する担当者を自由に設定できるほか、依頼文の内容や対応時に利用する入力フォームも自由にカスタマイズ可能です。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定できます。ファイル名は固定値だけでなく、前段のトリガーで取得した値などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Dropbox、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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