Asanaで特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら、Google Driveでフォルダを作成する

■概要

Asanaでタスクを管理し、関連資料をGoogle Driveで保管している場合、新しいタスクごとに手動でフォルダを作成するのは手間がかかり、命名ミスや作成漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、そうしたAsanaとGoogle Drive間での手作業をなくし、特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でGoogle Drive内に対応するフォルダを生成します。これにより、ファイル管理の効率化と標準化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle Driveを使っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• タスクと関連ファイルの管理を徹底し、チーム内の業務を標準化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
• Google DriveとAsana連携による業務の自動化で、本来のコア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが追加されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」アクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、対象とするワークスペース、プロジェクトを任意で指定することが可能です
• Google Driveのオペレーション設定では、フォルダを作成する親フォルダを自由に選択できます。またフォルダ名には、固定の文言に加え、Asanaのタスク名など動的な情報を変数として活用することもできます

■注意事項

• Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。