■概要
イベントの企画・運営でEventbriteとGoogleカレンダーを併用する際、それぞれのツールに同じ情報を手入力する作業は手間がかかり、転記ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、その説明文をAIが自動で要約し、Eventbriteにイベントとして作成します。EventbriteとGoogle Calendarの連携を自動化し、イベント作成に関わる一連の作業を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- EventbriteとGoogleカレンダーの両方でイベント情報を管理し、二重入力の手間を解消したい方
- 手作業による情報転記での入力ミスや、イベント情報の更新漏れといった課題を抱えている方
- 定期的なイベント開催に伴う事務作業を自動化し、より企画などのコア業務に集中したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点に、Eventbriteへのイベント作成が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手動での情報転記が不要になるため、イベントの日時や詳細説明などの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとEventbriteをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「日付/日時形式の変更」を設定し、取得した予定の開始日時をEventbriteの登録に適した形式に変換します
- 同様に、AI機能で予定の終了日時も形式を変換します
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、Googleカレンダーの予定説明文からイベント概要を自動で生成します
- 最後に、オペレーションでEventbriteの「イベントを作成する」を設定し、これまでの情報をもとにイベントを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガーでは、自動化の対象としたいカレンダーIDの指定や、特定の検索キーワードを含む予定のみを対象にするなど、条件を任意で設定してください。
- AI機能による日付/日時形式の変更では、変換対象のテキストとして前のステップで取得した予定の開始・終了日時などを変数で設定し、変換ルールも目的に応じて選択可能です。
- AI機能による要約では、要約対象の文章にGoogleカレンダーの予定説明などを変数として設定し、要約の条件も自由にカスタマイズできます。
- Eventbriteでイベントを作成する際、イベントの各項目に固定値を入力したり、前段のステップで取得・生成した情報を変数として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Googleカレンダー、EventbriteのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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