■概要
Google Workspaceのグループ管理において、Google Chatで受けた依頼を手動で反映させる作業は、手間がかかる上に抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGoogle Chatスペースへの投稿をきっかけに、指定したメンバーをGoogle Workspaceのグループへ自動で追加することが可能です。これにより、申請対応の工数を削減し、迅速かつ正確なメンバー管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理者で、Google Chatでの依頼をもとにしたグループ管理を効率化したい方
- Google Chatの特定スペースへの投稿をトリガーに、メンバー追加作業を自動化したいと考えている方
- Google WorkspaceとGoogle Chat間での手作業による転記や設定ミスを防ぎたい情報システム担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿を起点にGoogle Workspaceのグループへメンバーが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた対応時間を削減できます。
- 手動でのメンバー追加作業がなくなることで、追加漏れや追加先グループの間違いといったヒューマンエラーの発生を未然に防ぎ、正確な管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションのテキスト抽出機能で、Google Chatの投稿内容からメンバーのメールアドレスなどの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceを選択し、「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、通知を検知したい対象のスペースをリソース名で任意に指定してください。
- Google Workspaceでメンバーを追加するアクションでは、追加対象となるグループをグループキーで任意に設定することが可能です。
■注意事項
- Google Chat、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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