■概要
Boxにアップロードされたファイルを都度確認し、その内容をもとにGoogle Workspaceのグループ設定を手動で変更していませんか？
このような定型的な作業は、手間がかかる上に、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRでファイル内容を読み取り、Google Workspaceのグループへ自動でメンバーを追加できるため、手作業によるアカウント管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Workspaceを連携させ、アカウント管理業務を効率化したい情報システム担当者の方
- Boxにアップロードされた申請書をもとに、Google Workspaceのグループを手動で更新している総務担当者の方
- ファイル管理からアカウント設定までの一連の流れを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからGoogle Workspaceへのメンバー追加までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
- 手動での情報確認やアカウント設定作業が不要になることで、対応漏れや設定ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルのみを処理するよう条件を設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にメンバーを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、処理対象とするファイルの条件を任意で設定してください
- Google Workspaceでメンバーを追加するアクションでは、対象となるグループのグループキーを任意で設定してください
■注意事項
- Box、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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