■概要
日々の業務でGoogle WorkspaceとGoogle Chatを利用する中で、Chatでの依頼をもとに手動でグループにメンバーを追加する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は、対応漏れや追加ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースへの投稿をきっかけに、Google Workspaceのグループへメンバーを自動で追加する処理を構築できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceのグループ管理を手作業で行っている情報システム部門の方
- Google Chatでの依頼をもとに発生する定型業務を効率化したいと考えている方
- Google WorkspaceとGoogle Chatを連携させ、申請フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに、Google Workspaceへのメンバー追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるメンバーの追加漏れや、誤ったグループへの追加といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なグループ管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のメッセージを受信した場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出機能」を設定し、メッセージ本文から追加対象となるメンバーの情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、抽出したメンバー情報を連携します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、通知を監視したいスペースのリソース名を任意で設定してください
- 分岐機能では、特定のキーワード（例：「メンバー追加依頼」など）が含まれている場合のみ処理を進める、といった条件を任意で設定可能です
- Google Workspaceでメンバーを追加するアクションでは、対象としたいグループのグループキーを任意で設定してください
■注意事項
- Google Chat、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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