■概要
Google Workspaceで新しいユーザーを追加するたびに、関係部署へ手動で連絡していませんか？特に特定の条件に合致するユーザーだけを通知したい場合、確認と連絡に手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をきっかけに、特定の条件でユーザー情報を判定し、自動でGoogle Chatへ通知を送信できます。面倒な手作業をなくし、迅速で正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでのユーザー管理とGoogle Chatでの通知を手作業で行っている情報システム担当者の方
- 特定の条件に合致する新メンバーの情報を、Google Chatですばやく把握したいと考えているマネージャーの方
- Google WorkspaceとGoogle Chatを連携させ、社内の情報共有フローの自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録から条件判定、Google Chatへの通知までを自動化し、手作業による連絡業務の時間を短縮します。
- 手作業で起こりうる条件の見落としや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGoogle ChatをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、取得したユーザー情報が特定の条件（部署や役職など）に合致するかを判定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、条件に合致した場合のみ指定のスペースへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、通知先となるスペースのリソース名を任意に設定してください。
- 分岐機能では、部署や役職、特定のメールアドレスなど、通知のトリガーとしたい条件を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Google Workspace、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
.avif){kind=small}
